Apartman Karar Defteri Nasıl Doldurulur, Noter Onayı, Karar Örnekleri ve 2026

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunun aldığı kararların usulüne uygun biçimde kaydedildiği temel yönetim belgesidir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi, kurul kararlarının 1’den başlayıp sıralı sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılmasını; toplantıda bulunan kat maliklerinin de kararı imzalamasını öngörür.

Karara karşı oy kullanan malik, karşı çıkış sebebini belirterek imza koyabilir.

Defteri yalnızca “toplantıda ne konuşulduğunu yazdığımız bir kayıt” gibi görmek eksik kalır:

1. Yönetici seçimi,
2. aidat ve avanslar,
3. banka hesabı,
4. ortak alan işleri,
5. bakım-onarım,
6. yetkilendirmeler, bazı abonelik işlemlerinde

kurul iradesinin ne olduğunun gösterilmesi gerekir. 

Uyuşmazlık çıktığında ise kararın tarihi, toplantı yeter sayısı, kullanılan oylar, arsa payları, imzalar ve karar metninin açıklığı ayrı ayrı önem kazanır.

Feza Mülk Yönetimi tarafından hazırlanan bu rehberde karar defterinin nasıl alınacağı, ilk sayfanın ve ilk kararın nasıl düzenleneceği, bilgisayar çıktısının nasıl kullanılabileceği, hangi karar için hangi çoğunluğun aranacağı, noter açılış/kapanış işlemleri, 2026 ücret tarifesi, kayıp defter ve “zayi belgesi” tartışması ile yönetici, aidat, banka, elektrik ve doğalgaz için uygulanabilir karar şablonları ele alınmaktadır.

Apartman karar defteri açısından iki ana kuralı ayırılmalıdır:

1. KMK m.32 kararların noter tasdikli, sıralı sayfalı deftere yazılmasını ve toplantıya katılanların imzasını;
2. KMK m.36 ise yöneticinin kararları ve ilgili belgeleri tarih sırasıyla saklamasını ve defteri her takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde notere kapattırmasını düzenler.
    

Apartman Karar Defteri Nedir, Ne İşe Yarar ve Resmi Belge midir?

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunun yönetim iradesini kayıt altına alan ve Kat Mülkiyeti Kanunu’nda şekli açıkça tarif edilen karar kayıt defteridir.

Defterin asıl işlevi, “kim, ne zaman, hangi gündemle toplandı ve hangi kararı hangi çoğunlukla aldı?” sorularını sonradan doğrulanabilir hale getirmektir.

Karar defteri; yönetici veya yönetim kurulu seçimi, denetçi seçimi, işletme projesiyle bağlantılı kararlar, avans ve aidat düzenlemeleri, ortak yerlerle ilgili bakım-onarım, hizmet alımı, banka hesabı yetkisi ve kurulun görev alanına giren diğer konular için merkezi kayıt noktasıdır.

Ancak her kararın geçerliliği yalnızca deftere yazılmasına bağlı değildir. İlgili kararın kanunda veya yönetim planında öngörülen toplantı ve karar yeter sayılarını da taşıması gerekir.

Apartman karar defteri resmi belge midir?

“Apartman karar defteri resmi belge midir?” sorusunda kavramları ayırmak gerekir. Defter, kanunen tutulması öngörülen ve noter tarafından sayfaları tasdik edilen bir defterdir; bu durum ona ciddi ispat değeri kazandırır.

Fakat kat malikleri kurulunun kendi iradesiyle oluşturduğu her karar metnini, yalnızca noter tasdiki bulunduğu için kamu görevlisinin düzenlediği klasik anlamdaki “resmî belge” ile aynı kategoride değerlendirmek doğru değildir.

Noter, açılış/kapanış ve tasdik işlemini yapar; kurul kararının maddi içeriğini kamu görevlisi sıfatıyla kurup vermiş olmaz.

Apartman Karar Defteri ile toplantı tutanağı aynı şey mi?

Toplantı tutanağı, toplantının akışını ve görüşmeleri ayrı bir belgede gösterebilir; karar defteri ise KMK m.32’nin tarif ettiği ana kayıt aracıdır.

Uygulamada ayrıntılı toplantı tutanağı hazırlanıp karar özeti deftere işlenebilir, ancak kararın kimlerce ve hangi oyla alındığının defterde tereddütsüz anlaşılması daha güvenli bir yönetim pratiğidir.

Apartman karar defteri en az kaç daire için zorunludur?

8 bağımsız bölüm kuralı ne anlama gelir? “8 daire varsa karar defteri gerekir, daha azsa gerekmez” biçimindeki genelleme hukuken sağlıklı değildir.

KMK m.34’te sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü bulunan anagayrimenkulde yönetici atanmasının mecburi olduğu düzenlenir; bu hüküm doğrudan karar defterinin başlangıç eşiğini belirleyen bir “8 daire defter kuralı” değildir.

Kat mülkiyetine tabi bir yapıda kat malikleri kurulu karar alıyorsa, kararların KMK m.32’deki usulle kayda geçirilmesi meselesi ayrı değerlendirilir. Dolayısıyla kullanıcıların internette sık gördüğü “6 daire”, “8 daire” veya “yönetici zorunluluğu” ifadeleri birbirine karıştırılmamalıdır.

Bağımsız bölüm sayısı yönetici atanması bakımından kritik olabilir; kurul kararlarının yazılı, izlenebilir ve kanuna uygun kayıt altına alınması ise başka bir hukuki konudur.

Apartman Karar Defteri Nasıl Alınır, Açılış Tasdiki Nasıl Yapılır?

Karar defteri uygulamada kırtasiyeden veya defter satışı yapan yerlerden temin edilebilir; önemli olan defterin kullanılmadan önce noter açılış onayından geçirilmesidir.

Esas güvenlik, markadan veya kapak tipinden değil; sıra numaralı sayfaların noter tasdikinden ve kayıtların kesintisiz biçimde yürütülmesinden doğar.

1.      Kullanılacak karar defterini temin edin. Defterin sayfalarının koparılabilir/gevşek yapıda olmaması ve kayıt bütünlüğünü koruyacak nitelikte olması tercih edilir.

2.      Yönetimin kimliğini ve anagayrimenkulü tanımlayan bilgileri hazırlayın: apartman/site adı, açık adres, varsa yönetim planı, yöneticiye ilişkin kimlik ve yetki bilgileri.

3.      Defter kullanılmadan önce noterde açılış onayı yaptırın. Noterlik, defterin sayfa yapısı ve tasdik işlemini kendi işlem standardına göre tamamlar.

4.      İlk kurul kararında toplantı tarihi, çağrı/gündem, katılanlar, arsa payları, kararın konusu, oy sonucu ve imzalar açık biçimde gösterilsin.

5.      Yönetici değişiminde yeni yönetici, eski defterin teslimini tutanakla alsın; yeni defter açılması gerekiyorsa eski kayıtlarla bağlantıyı açıklayan bir devir notu oluşturulsun.

Apartman karar defteri noter onayı için gerekli belgeler

Kat Mülkiyeti Kanunu, “şu belgeler olmadan noter karar defterini tasdik edemez” şeklinde tek tek bir belge listesi saymaz.

Noterlik uygulamasında işlemin niteliğine göre;

1. kimlik,
2. yönetici seçimini gösteren mevcut karar,
3. anagayrimenkulün adı/adresi,
4. varsa yönetim planı, 
5. temsil yetkisini gösteren belgeler istenebilir. 

Özellikle yeni yönetim, yönetici değişimi veya kayıp defter durumlarında noter ek açıklama ya da belge talep edebilir.

Pratik öneri

Notere gitmeden önce ilgili noterliği arayıp “kat malikleri kurulu karar defteri açılış/kapanış onayı” için o gün istedikleri belge setini teyit etmek, ikinci kez gitme riskini azaltır.

Banka veya abonelik için kullanılacak karar sureti gerekiyorsa kaç onaylı örnek isteneceğini de ayrıca sorun. 

Yeni binalarda ilk karar defteri nasıl oluşturulur?

Yeni bir binada ilk defterin amacı yalnızca yönetici ismini yazmak değil, yönetimin başlangıç çerçevesini net biçimde kurmaktır.

Kat maliklerinin ilk toplantısında yönetici/yönetim kurulu, varsa denetçi, yönetim dönemi, iletişim ve tebligat düzeni, banka hesabı açma yetkisi, tahsilat yöntemi, bütçe/avans yaklaşımı ve ihtiyaç duyulan ilk ortak alan hizmetleri gündeme alınabilir.

İlk karar metninde “binanın yönetimi oluşturulmuştur” gibi soyut bir ifade yerine her yetki ayrı karar maddesi olarak yazılmalıdır.

Örneğin banka hesabı açma yetkisi verilecekse bankada hesabı kimin açacağı, hesabın apartman/site adına mı yönetim adına mı yürütüleceği, internet bankacılığı ve ödeme/tahsilat yetkisinin kapsamı açıkça belirtilmelidir.

Böylece banka, tedarikçi ve kat malikleri açısından temsil sınırı daha kolay anlaşılır.

Apartman Karar Defteri Nasıl Doldurulur? İlk Sayfaya ve İlk Karara Ne Yazılır?

Karar defteri doldururken temel hedef, bir yabancının aylar sonra yalnızca o sayfayı okuyarak toplantının usulünü ve kararın içeriğini anlayabilmesidir.

1. tarih, 
2. toplantı yeri,
3. toplantı türü,
4. katılanlar,
5. arsa payları,
6. gündem,
7. karar metni,
8. oy sonucu,
9. imzalar birbirinden ayrılmalı;

belirsiz kısaltmalar ve sonradan anlamı değişebilecek ifadelerden kaçınılmalıdır.

İlk sayfa için önerilen bilgi sırası

1. ·        Anagayrimenkulün/apartmanın veya sitenin tam adı ve açık adresi
2. ·        Toplantının tarihi, saati ve yeri
3. ·        Toplantının olağan veya olağanüstü olduğuna ilişkin bilgi
4. ·        Toplantıya katılan kat maliklerinin ad-soyadları, bağımsız bölüm numaraları ve gerekiyorsa arsa payları
5. ·        Vekâleten katılım varsa temsil bilgisinin açıkça gösterilmesi
6. ·        Gündem maddeleri
7. ·        Her gündem için ayrı ve numaralı karar metni
8. ·        Kabul, ret ve çekimser oyların mümkün olduğunca açık yazılması
9. ·        Karara aykırı oy verenlerin gerekçelerinin yazılmasına imkân tanınması
10. ·        Toplantıda bulunanların imzaları

Apartman karar defterine ilk ne yazılır?

İlk kayıt, “bu defter kullanılmaya başlanmıştır” şeklinde tek cümlelik bir not olmak zorunda değildir.

Daha anlamlı yöntem, ilk kat malikleri kurulu toplantısının usul bilgilerini ve alınan ilk kararları doğrudan kaydetmektir.

Yönetici seçimi çoğu yeni yönetimde ilk temel kararlardan biridir; ancak tek zorunlu ilk gündem olarak düşünülmemelidir.

İlk toplantı / yönetim oluşturma için örnek başlangıç
... Apartmanı/Sitesi Kat Malikleri Kurulu, ../../2026 tarihinde saat ...’da ... adresinde toplanmıştır.

Toplantıya katılan kat malikleri ve bağımsız bölüm bilgileri aşağıda/ekli hazirun listesinde gösterilmiştir.

Gündem:

1. Yönetici/yönetim kurulu seçimi

2. Yönetim dönemi ve temsil yetkileri

3. Banka hesabı ve tahsilat düzeni

4. Aidat/avans ve ilk dönem giderleri

5. Diğer gündem maddeleri

Karar No: 2026/1

Yapılan görüşme ve oylama sonucunda ... yönetici olarak ... dönem için seçilmiştir. Karar, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından gerekli çoğunluğu ile kabul edilmiştir.

Kabul: ... / Ret: ... / Çekimser: ...

İmzalar: ...
 

Apartman karar defteri bilgisayar çıktısı ile tutulabilir mi?

Karar metninin bilgisayarda hazırlanması, tek başına kararın geçersiz olduğu anlamına gelmez; kritik nokta kararın noter tasdikli defter bütünlüğü içinde usulüne uygun biçimde yer alması ve gerekli imzaların bulunmasıdır.

Bununla birlikte, gevşek bir A4 çıktısını dosyada saklamak ile kararın tasdikli defter sayfasına kalıcı biçimde geçirilmesi aynı şey değildir.

Uygulamada bilgisayar çıktısı kullanılacaksa, metnin defter sayfasına sonradan sökülüp değiştirilemeyecek biçimde iliştirilmesi, sayfa bütünlüğünün korunması, eklerin numaralandırılması ve imzaların hem karar metniyle hem defter sayfasıyla bağlantısının tereddütsüz kurulması gerekir.

Noter veya yargı önünde sorun yaşamamak için, kullanılacak teknik yöntemi defterin tasdikini yapan noterlikle önceden teyit etmek daha güvenlidir.

Apartman Karar Defterine Hangi Kararlar Yazılır, Hangi Çoğunluk ve İmza Gerekir?

Karar defterine kat malikleri kurulunun yönetim alanındaki kararları yazılır; ancak her konu için aynı oy oranı kullanılmaz.

Genel toplantı yeter sayısı, yönetici seçimi, ortak yerlerde faydalı yenilikler, nitelikli değişiklikler ve önemli tasarruflar Kat Mülkiyeti Kanunu’nun farklı hükümlerine bağlanmıştır.

Bu nedenle karar metnindeki “oy çokluğu ile kabul edilmiştir” cümlesi tek başına yeterli bir güvence değildir.

Önce kararın hukuki türü belirlenmeli; sonra sayı, arsa payı, yazılı rıza veya oybirliği şartı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Yönetim planında kanuna aykırı olmayan ek usuller de bulunabilir.

Apartman karar defterini imzalamamak kararı geçersiz kılar mı?

Toplantıya katılan maliklerin karar defterini imzalaması KMK m.32’nin açık şekil düzeninin parçasıdır; bu nedenle imza eksikliği önemsiz bir ayrıntı gibi görülmemelidir.

Bununla birlikte “tek bir malik imzalamadıysa bütün karar otomatik olarak yok hükmündedir” biçiminde her olaya uygulanacak mekanik bir sonuç da kurulamaz; kararın niteliği, çoğunluk, toplantıya katılım ve uyuşmazlığın nasıl ileri sürüldüğü birlikte değerlendirilir.

Karara karşı çıkan malik, karşı oyunu ve gerekçesini yazarak imza koyabilir. Bu uygulama hem KMK m.32’nin lafzına uygundur hem de sonradan “ben toplantıda değildim / bu kararı kabul etmedim / metin sonradan değiştirildi” türü uyuşmazlıkları azaltır.

İmza atmayı tamamen reddeden kişinin durumu da toplantı tutanağına açıkça yazılmalı, varsa hazır bulunanların tanıklığı ve hazirun listesiyle kayıt bütünlüğü güçlendirilmelidir.

Toplantı ve karar çoğunluğunu yazarken yapılan üç hata

·        Sadece daire sayısını yazıp arsa payı hesabını hiç göstermemek.

·        “Oy çokluğu” ifadesini kullanıp kabul-ret sayısını veya hangi özel çoğunluğun sağlandığını belirtmemek.

·        Yönetici seçimi gibi hem sayı hem arsa payı çoğunluğu gerektiren bir kararı, toplantıda bulunanların basit çoğunluğuyla alınmış gibi kaydetmek.

Apartman Karar Defteri Karar Örnekleri: Yönetici, Aidat, Banka, Elektrik ve Doğalgaz

Hazır karar örnekleri, toplantıda gerçekten oluşan iradenin yerine geçmez; yalnızca kararın açık ve işlem yapılabilir biçimde yazılmasına yardımcı olan şablonlardır.

Aşağıdaki metinlerde köşeli/boş alanlar somut binaya göre doldurulmalı, özellikle çoğunluk ve yetki kapsamı kararın konusuna göre kontrol edilmelidir.

Yönetici seçimi karar örneği

Karar No: 2026/… — Yönetici seçimi
Kat malikleri kurulunca yapılan görüşme ve oylama sonucunda, [Ad Soyad / Yönetim Şirketi Unvanı] ../../2026 – ../../2027 dönemi için apartman/site yöneticisi olarak seçilmiştir.

Yöneticiye; apartmanın günlük yönetim işlerini yürütme, kurul kararlarını uygulama, hizmet sağlayıcılarla kurul kararları ve yönetim planı sınırlarında işlem yapma, ortak giderleri tahsil etme ve mevzuatın yöneticiden beklediği işlemleri gerçekleştirme yetkisi verilmiştir.

Oylama sonucu:

Kat maliki sayısı bakımından: Kabul ... / Ret ... / Çekimser ...

Arsa payı bakımından: Kabul ... / Ret ...

Kararın KMK m.34’te aranan hem sayı hem arsa payı çoğunluğunu sağladığı tespit edilmiştir.

İmzalar: ...
 

Aidat / ortak gider avansı kararı örneği

Karar No: 2026/… — Aidat ve avans
../../2026 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, apartmanın öngörülen ortak giderleri, mevcut sözleşmeleri ve bakım ihtiyaçları değerlendirilmiştir.

[İşletme projesi / bütçe] kapsamında aylık ortak gider avansının bağımsız bölüm başına / arsa payı veya mevzuata uygun gider paylaşım esasıyla [....] TL olarak tahsil edilmesine karar verilmiştir.

Ödeme son günü her ayın ... günü, ödeme yöntemi [banka hesabı / yönetim sistemi] olarak belirlenmiştir.

Gider paylaşımının KMK m.20 ve yönetim planındaki esaslara uygun yürütülmesi, gecikme halinde yürürlükteki mevzuatın uygulanması kararlaştırılmıştır.

Kabul: ... / Ret: ... / Çekimser: ...

İmzalar: ...
 

Aidat kararında yalnızca “aidat 2.000 TL oldu” yazmak yerine hangi dönem için, hangi gider bütçesine dayanarak, hangi paylaşım esasıyla ve hangi tarihte ödeneceğini belirtmek daha güvenlidir.

Bazı giderlerin eşit, bazı giderlerin arsa payına göre paylaşılması KMK m.20 ve yönetim planı çerçevesinde farklılaşabilir; bu nedenle tüm kalemleri tek bir otomatik bölme formülüne bağlamayın.

Apartman adına banka hesabı açma karar örneği

Karar No: 2026/… — Banka hesabı ve bankacılık yetkisi
Apartman/site ortak giderlerinin şeffaf ve izlenebilir biçimde tahsil ve ödenebilmesi amacıyla [Banka Adı] nezdinde apartman/site yönetimi için hesap açılmasına karar verilmiştir.

Hesap açılışı, banka sözleşmelerinin imzalanması, IBAN’ın kat maliklerine duyurulması ve kurul kararları/yönetim bütçesi kapsamında ödeme yapılması için yönetici [Ad Soyad] yetkilendirilmiştir.

İnternet/mobil bankacılık yetkisinin kapsamı: [yalnız görüntüleme / havale-EFT / otomatik ödeme / diğer].

Tek işlem veya günlük ödeme limiti: [....] TL.

Yönetici değişiminde hesap yetkilerinin yeni yöneticiye devrine ilişkin gerekli bankacılık işlemleri yapılacaktır.

Kabul: ... / Ret: ...

İmzalar: ...
 

Bankalar, karar defterinin veya kararın noter onaylı örneğinin yanında yönetici kimliği, vergi kimlik numarası, yönetici seçimi kararı ve bankanın müşteri kabul prosedürüne göre ek belgeler isteyebilir. Bu belge seti bankadan bankaya ve hesap türüne göre değişebileceği için karar metnini hazırlarken banka adını ve yetki kapsamını mümkün olduğunca açık yazın.

Elektrik aboneliği için karar örneği

Karar No: 2026/… — Ortak alan elektrik aboneliği
Apartmanın ortak alanlarında kullanılan [aydınlatma / asansör / hidrofor / diğer] elektrik tesisatı için mevcut/yeni abonelik işlemlerinin yürütülmesine karar verilmiştir.

[Dağıtım/perakende şirketi] nezdinde abonelik başvurusu, sözleşme, güvence bedeli ve bağlantılı işlemlerin yürütülmesi için yönetici [Ad Soyad] yetkilendirilmiştir.

Abonelik ve tüketim bedellerinin ortak gider bütçesinden karşılanmasına; fatura ve sözleşme belgelerinin yönetim evrakı içinde saklanmasına karar verilmiştir.

Kabul: ... / Ret: ...

İmzalar: ...
 

Doğalgaz aboneliği için karar örneği

Karar No: 2026/… — Ortak sistem doğalgaz aboneliği
Apartmanın ortak kullanımına hizmet eden [merkezi ısıtma / kazan dairesi / diğer] doğalgaz tesisatı için abonelik ve sözleşme işlemlerinin yürütülmesine karar verilmiştir.

İlgili doğalgaz dağıtım şirketi nezdinde başvuru yapmak, gerekli sözleşmeleri imzalamak, güvence/bağlantı bedellerini yönetim bütçesinden ödemek ve teknik belgeleri teslim etmek üzere yönetici [Ad Soyad] yetkilendirilmiştir.

Teknik tesisat, proje ve güvenlik yükümlülüklerinin ilgili mevzuat ve dağıtım şirketi şartlarına uygun şekilde yerine getirilmesi kararlaştırılmıştır.

Kabul: ... / Ret: ...

İmzalar: ...
 

Şablonların sınırı

Elektrik ve doğalgaz dağıtım/perakende şirketlerinin istediği evraklar şehir ve işlem türüne göre değişebilir.

Bu karar örnekleri “kurul iradesini” oluşturur; dağıtım şirketinin teknik proje, tesisat uygunluğu, kimlik, vergi numarası veya yetki belgesi isteme hakkını ortadan kaldırmaz.
 

Apartman Karar Defteri Noter Onayı Nasıl Yapılır? 2026 Ücretleri ve Belgeler

Karar defterinde noter işlemi iki farklı ihtiyacı karşılar: defter kullanılmadan önce sayfa bütünlüğünün tasdiki ve yıl sonunda kanunun öngördüğü kapanış işlemi.

KMK m.36, yöneticinin defteri her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırmasını zorunlu tutar.

2026 Yılı Noterlik Ücret Tarifesi 1 Ocak 2026’dan itibaren geçerlidir. Tarifenin “defter onaylama ücreti” kaleminde açılış onayı için 100 sayfaya kadar 25,21 TL; 100 sayfadan sonraki her 100 sayfa için 9,45 TL ve ara/kapanış onaylamaları için 9,45 TL tarife ücreti öngörülmektedir. Bunlar tek başına kasada ödenecek toplam tutar gibi okunmamalıdır; noter işleminde kanuni harç, yazı/örnek/tescil veya başka kalemler doğarsa toplam ücret artabilir.

2026 noter ücreti hakkında yanlış anlaşılmayı önleyin

“Apartman karar defteri noter ücreti 25,21 TL’dir” demek eksik olur. 25,21 TL, 2026 tarifesindeki 100 sayfaya kadar açılış onaylama ücret kalemidir. Noterde ödenecek nihai tutar işlemin kapsamı, nüsha/örnek, yazı ve diğer yasal kalemlere göre değişebilir.
 

Açılış tasdiki ile kapanış tasdiki arasındaki fark

Açılış tasdiki, defterin karar kaydı için kullanılmasından önce yapılır ve sayfa bütünlüğünü başlangıçta güvence altına alır.

Kapanış tasdiki ise yıl içinde kullanılan defterin o takvim yılı bakımından son durumunun noter tarafından kapatılması işlemidir.

Aynı defterde kullanılmamış sayfalar kalması, yıllık kapanış yükümlülüğünün kendiliğinden ortadan kalktığı anlamına gelmez.

Notere giderken pratik kontrol listesi

1. ·        Karar defterinin kendisi
2. ·        Yöneticinin veya işlem yapan yetkilinin kimliği
3. ·        Mevcut yönetici seçimi/yetkilendirme kararı
4. ·        Apartman/site adı ve açık adres bilgisi
5. ·        Gerekirse yönetim planı veya temsil yetkisini destekleyen belgeler
6. ·        Kapanış yapılacaksa önceki yılın son kayıtlarının düzenli ve imzalı olması
7. ·        Banka/kurum için örnek çıkarılacaksa kaç adet onaylı suret gerektiğinin önceden belirlenmesi

Ara Tasdik ve Kapanış Tasdiki Nedir? Onaylatılmazsa veya Defter Yoksa Ne Olur?
KMK m.36’nın kanuni zorunluluğu, her takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde defterin notere kapattırılmasıdır.

Uygulamada “ara tasdik/ara onay” ifadesi, aynı defterin kullanılmaya devam ettiği dönemlerde yapılan noter onayı için kullanılabilmektedir; ancak hukuki değerlendirmede kanunun açıkça emrettiği yıllık kapanış yükümlülüğünü merkeze almak gerekir.

Takvim yılı 31 Aralık’ta bittiğine göre kanundaki “bir ay içinde” kuralı, uygulamada ocak ayı içinde kapanış yapılması gerektiği şeklinde karşılık bulur.

“31 Ocak” ifadesi bu hesaplamanın pratik sonucudur. Son günün resmî tatile denk gelmesi veya noterlik çalışma düzeni gibi ayrıntılar bakımından işlemi son güne bırakmamak daha güvenlidir.

Apartman karar defteri her yıl noter onayı zorunlu mu?

Yıllık kapanış bakımından evet: KMK m.36, karar defterinin her takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmasını zorunlu kılar.

Bu yükümlülük, “defterin sayfaları bitmedi, o halde birkaç yıl sonra kapatırım” şeklinde ertelenmemelidir.

Apartman karar defteri yoksa veya tasdik ettirilmezse cezası var mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nda “defteri kaybetmenin cezası şu kadardır” biçiminde ayrı bir sabit ceza maddesi yoktur. Buna karşılık KMK m.36, maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yönetici hakkında m.33’ün son fıkrasındaki yaptırımın uygulanacağını belirtir.

M.33’ün son fıkrasında, hâkim kararını belirlenen sürede yerine getirmeyenler için 250 TL’den 2.000 TL’ye kadar idarî para cezası yönünde kanun metni bulunmaktadır.

Bu nominal rakamları 2026’da otomatik olarak “ödenecek kesin ceza” şeklinde sunmak doğru olmaz.

İdari para cezalarının güncel uygulanması, yeniden değerleme ve somut yargısal süreç gibi unsurlarla birlikte değerlendirilmelidir. Güvenli ifade şudur: karar defterini tutmamak veya yıllık kapanış yükümlülüğünü ihmal etmek, KMK m.36 üzerinden yöneticinin sorumluluğunu ve m.33 bağlantılı yaptırım riskini gündeme getirir; ayrıca kararların ispatını ve tahsilat/temsil işlemlerini zorlaştırabilir.

Pratikte asıl büyük maliyet çoğu zaman para cezasından önce ortaya çıkar: aidat artışının hangi tarihte kabul edildiği ispatlanamaz, banka yetkisi tartışmalı hale gelir, tedarikçi sözleşmesini kimin imzaladığı sorgulanır veya bir malik kararın sonradan yazıldığını ileri sürer.

Düzenli kayıt, bu uyuşmazlıkların önemli bölümünü daha başlangıçta önler.

Apartman Karar Defteri Kaybolursa Ne Yapılır? Zayi Belgesi ve Yeni Defter Süreci

Karar defteri kaybolduğunda ilk hedef “bir şekilde yeni defter almak” değil, kaybın ne zaman ve nasıl fark edildiğini belgelemek ve yönetim kayıt zincirini yeniden kurmaktır.

Eski kararların yok olması yönetim tarihçesini, tahsilatların dayanağını ve yöneticinin temsil yetkisini ispat açısından sorun çıkarabilir.

1. Kayıp veya zıya durumunu aynı gün yazılı bir tutanakla tespit edin; olay hırsızlık, yangın, su baskını gibi bir nedene dayanıyorsa mevcut resmî kayıtları saklayın.

2. Yönetim kurulu/kat malikleri ve gerekiyorsa denetçiye durumu bildirin. Eski defterin dijital taramaları, noter örnekleri, banka dosyaları ve önceki yöneticide bulunan kopyaları araştırın.

3. Yeni defter açılışı için noterlikle görüşün ve kayıp durumunda istedikleri belge setini sorun.

4. Yeni defterin ilk kararında önceki defterin kaybolduğu, hangi tarihte tespit edildiği, hangi kayıtların kurtarılabildiği ve yeni defterin hangi tarihten itibaren kullanılacağı yazılsın.

5. Kritik eski kararların noter veya kurum nezdindeki onaylı suretleri bulunabiliyorsa, bunları numaralı ekler halinde yeni yönetim arşivine alın.

Apartman karar defteri için zayi belgesi şart mı?

Bu konuda internette ticari defterlerle apartman karar defterleri sıkça birbirine karıştırılır. Türk Ticaret Kanunu m.82/7’deki zayi belgesi mekanizması tacirlerin saklamakla yükümlü olduğu ticari defter ve belgeler için düzenlenmiştir.

Apartman/site yönetimi sırf bu sıfatıyla tacir değildir; 2025 tarihli bir Asliye Ticaret Mahkemesi kararında da apartman yönetimi adına TTK m.82/7’ye dayanılarak açılan zayi belgesi davası, tacir sıfatı bulunmadığı gerekçesiyle usulden reddedilmiştir.

Bu nedenle “karar defteri kaybolduysa 15 gün içinde Asliye Ticaret Mahkemesinden mutlaka zayi belgesi alınır” şeklindeki genelleme güvenli değildir.

Bununla birlikte noter, olayın niteliğine göre kayıp tutanağı, kolluk/itfaiye belgesi veya başka açıklayıcı belgeler isteyebilir.

Somut olayda ciddi uyuşmazlık, kötüye kullanım veya eski yöneticinin defteri teslim etmemesi söz konusuysa hukuki yol ayrıca değerlendirilmelidir.

Yeni deftere yazılabilecek kayıp kayıt notu
Karar No: 2026/…

Apartman/Site yönetimine ait önceki karar defterinin ../../2026 tarihinde yapılan kontrollerde bulunamadığı/kayıp olduğunun tespit edildiği, yapılan aramalara rağmen deftere ulaşılamadığı görülmüştür.

Kayıp durumuna ilişkin ../../2026 tarihli tutanak yönetim arşivine alınmıştır.

Yönetim işlerinin kesintiye uğramaması amacıyla yeni karar defterinin noter açılış onayı yaptırılarak ../../2026 tarihinden itibaren kullanılmasına; önceki döneme ait bulunabilen noter sureti, toplantı tutanağı ve diğer destekleyici belgelerin ayrı bir arşivde saklanmasına karar verilmiştir.

Kabul: ... / Ret: ...

İmzalar: ...
 

Kentsel Dönüşüm, Uygulama Kontrolü

Kentsel dönüşüm kararları, sıradan bakım-onarım kararlarından farklı bir hukuki rejime girebilir. Özellikle 6306 sayılı Kanun kapsamında riskli yapı veya riskli alan uygulaması varsa, karar yeter sayısı Kat Mülkiyeti Kanunu’ndaki genel çoğunluk kurallarından değil, 6306 sayılı Kanun’daki özel hükümlerden etkilenebilir.

Apartman karar defteri kentsel dönüşüm kararında nasıl kullanılmalı?

Dönüşüm gündeminde karar defterine yalnızca “binanın yıkılıp yeniden yapılmasına karar verildi” yazılması çoğu dosya için yetersizdir.

Riskli yapı tespiti veya ilgili idari süreç, arsa/paydaş bilgileri, teklif veya yüklenici seçimi, yeniden yapım modeli, vekâlet ve sözleşme yetkileri, karara katılan paydaşların hisse oranları ve varsa karara katılmayan payların hukuki süreci ayrı ayrı kaydedilmelidir.

6306 sayılı Kanun’un güncel rejiminde, kanunun kapsadığı uygulamalarda “hisseleri oranında paydaşların salt çoğunluğu” kavramı önem taşır. Bu ifade, sıradan bir kat malikleri kurulu kararındaki “toplantıya katılanların çoğunluğu” ile aynı değildir.

Dönüşüm kararı yüksek ekonomik değer ve ayni hak sonuçları doğurabildiği için, karar metni ve sonrasındaki sözleşmeler somut dosya üzerinden hukukçu tarafından kontrol edilmelidir.

Yayın öncesi / yönetici için son kontrol listesi

1. ·        Kararın tarihi, toplantı yeri ve gündemi yazılı mı?
2. ·        Katılan maliklerin kimliği ve bağımsız bölüm/arsa payı bilgileri belirli mi?
3. ·        Kararın gerektirdiği özel çoğunluk kontrol edildi mi?
4. ·        Kabul-ret-çekimser sonucu net mi?
5. ·        Karara karşı çıkanların gerekçesini yazabileceği alan var mı?
6. ·        Toplantıda bulunanların imzaları tamam mı?
7. ·        Yetkilendirilen kişinin adı, görev süresi ve yetki sınırı açık mı?
8. ·        Banka/abonelik kararında kurum adı ve yapılacak işlemler belirli mi?
9. ·        Ekler varsa karar numarasıyla ilişkilendirilmiş mi?
10. ·        Takvim yılı sonunda noter kapanış işlemi takvime alındı mı?

Sık Sorulan Sorular

Apartman karar defteri nasıl doldurulur?

Karar defterine toplantının tarih-yeri, katılanlar, gündem, karar metni, oy sonucu ve imzalar açık biçimde yazılır. Kararın gerektirdiği özel çoğunluk ayrıca kontrol edilmelidir.

Apartman karar defterine ilk ne yazılır?

En güvenli başlangıç, ilk kat malikleri kurulu toplantısının usul bilgileri ile yönetici seçimi ve ilk yönetim kararlarını numaralı biçimde kaydetmektir.

Apartman karar defteri her yıl noter onayı zorunlu mu?

KMK m.36 uyarınca defterin her takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur.

Apartman karar defteri noter ücreti 2026 ne kadar?

2026 tarifesinde 100 sayfaya kadar defter açılış onaylama ücret kalemi 25,21 TL; ilave her 100 sayfa ve ara/kapanış onayı 9,45 TL’dir. Nihai noter tahsilatı diğer yasal kalemlere göre daha yüksek olabilir.

Apartman karar defteri yoksa ne olur?

Kararların ispatı ve yönetim işlemleri zorlaşır; KMK m.36’daki kayıt/kapanış görevlerinin ihlali yöneticinin sorumluluğunu ve m.33 bağlantılı yaptırım riskini gündeme getirebilir.

Karar defterini bir malik imzalamazsa karar geçersiz olur mu?

İmza KMK m.32 bakımından önemli bir şekil unsurudur; ancak tek bir eksikliğin sonucu kararın türü, çoğunluğu ve uyuşmazlığın niteliğine göre değerlendirilir. Karşı oy kullanan malik gerekçesini yazarak imza koyabilir.

Apartman karar defteri bilgisayar çıktısı olabilir mi?

Karar bilgisayarda hazırlanabilir; ancak tasdikli defter bütünlüğü, sayfa bağlantısı ve imzaların sonradan değiştirilemeyecek şekilde kurulması gerekir. Teknik yöntemi noterlikle teyit etmek güvenlidir.

Apartman karar defteri kaybolursa zayi belgesi şart mı?

TTK m.82/7’deki zayi belgesi tacirlerin ticari defterlerine yöneliktir; apartman yönetimi için otomatik bir zorunluluk gibi sunulmamalıdır. Kayıp tutanağı oluşturun ve yeni defter açılışı için noterlikle belge gerekliliklerini teyit edin.

8 bağımsız bölüm kuralı karar defteriyle mi ilgilidir?

Hayır. KMK m.34’te sekiz veya daha fazla bağımsız bölüm bulunması, yönetici atanmasının zorunluluğuyla ilgilidir; bunu karar defteri için bir başlangıç eşiği gibi yorumlamak doğru değildir.

Kaynakça

Bu içerikte hukuki omurga öncelikle güncel mevzuat ve resmî kurum kaynakları üzerinden kurulmuştur. Uygulama örnekleri genel bilgilendirme amaçlıdır; yönetim planı, tapu/arsa payı yapısı, toplantı çağrısı veya somut uyuşmazlık farklı sonuç doğurabilir.

·        634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu – UYAP Mevzuat / Adalet Bakanlığı — https://mevzuat.adalet.gov.tr/mevzuat/103807

·        2026 Yılı Noterlik Ücret Tarifesi – Türkiye Noterler Birliği — https://portal.tnb.org.tr/Tebligler/Noterlik%20%C3%9Ccret%20Tarifesi.pdf

·        2026 Yılı Noterlik Ücret Tarifesi duyurusu – Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü — https://higm.adalet.gov.tr/Home/SayfaDetay/2026-yili-noterlik-ucret-tarifesi31122025083541

·        6306 sayılı Kanun – UYAP Mevzuat / Adalet Bakanlığı — https://mevzuat.adalet.gov.tr/mevzuat/103646

·        Türkiye Noterler Birliği Birleştirilmiş Genelgeler – Kat malikleri kurulu karar defteri kapanışı — https://portal.tnb.org.tr/EDergi/Birlestirilmis_Genelgeler/guncel/files/basic-html/page697.html

·        Zayi belgesi uygulamasına ilişkin ek içtihat notu: 2025 tarihli İstanbul 15. Asliye Ticaret Mahkemesi kararında, apartman yönetiminin tacir sıfatı bulunmadığı gerekçesiyle TTK m.82/7 zayi belgesi talebi usulden reddedilmiştir.

Bu karar tek başına her somut olayı bağlayan genel kural değildir; fakat ticari defter zayi prosedürünün apartman karar defterine otomatik uygulanmaması gerektiğini gösteren güncel bir uygulama örneğidir.

Sorumluluk Reddi/Hukuki bilgilendirme

Bu yayın genel bilgilendirme ve içerik/SEO amacıyla hazırlanmıştır; hukuki mütalaa veya avukatlık hizmeti değildir. Kat mülkiyeti uyuşmazlıklarında yönetim planı, tapu kayıtları, arsa payları, toplantı çağrı usulü, karar konusu ve güncel mevzuat birlikte incelenmelidir. Kentsel dönüşüm, yüksek tutarlı sözleşmeler, imza/temsil uyuşmazlıkları ve iptal davası riski bulunan kararlarda somut dosya üzerinden profesyonel hukuk desteği alınmalıdır.
 

Editoryal not

Bu metin, Feza Mülk Yönetimi uzmanlarınca kullanıcıların “apartman karar defteri nasıl doldurulur?”, “her yıl noter onayı zorunlu mu?”, “aidat/yönetici/banka/abonelik kararı nasıl yazılır?” ve “defter kaybolursa ne yapılır?” gibi işlem odaklı aramalarına tek sayfada cevap vermek üzere hazırlanmıştır. Hukuki yorum gerektiren veya uyuşmazlık doğurabilecek somut olaylarda profesyonel görüş alınmalıdır.