Site Yönetimi: Kuruluş, Aidat, Toplantı, Denetim ve Hukuki Süreçler

Site yönetimi, yalnızca aidat toplamak veya ortak alanların bakımını yaptırmak değildir. Hukuken geçerli bir yönetim düzeni; yönetim planı, kat malikleri kurulu kararları, işletme projesi, gider paylaşımı, kayıt ve belge düzeni, denetim ile uyuşmazlık çözümünü birbirine bağlayan bir sistemdir.

Bu zincirin herhangi bir halkası eksik olduğunda, bütçe tartışmaları kısa sürede toplantı iptali, aidat itirazı, icra takibi veya komşuluk uyuşmazlığına dönüşebilir.

2026 yılında özellikle aidat ve işletme projesi bakımından önemli bir değişiklik yapıldı. 7579 sayılı Kanunla Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 37. maddesi değiştirildi; işletme projesinin kat malikleri genel kurulunda onaylanması açık kural hâline getirildi.

Onaylı proje bulunmadığında yöneticinin hazırlayacağı geçici işletme projesi en geç üç ay içinde genel kurulun önüne gelmek zorunda. Bu nedenle eski içeriklerde görülen “yönetici bütçeyi hazırlar, yedi gün itiraz olmazsa kesinleşir” anlatımı artık güncel hukuku tek başına yansıtmıyor.

Feza Mülk Yönetimi uzmanlarınca hazırlanan bu içerik; site yönetiminin kuruluşundan aidat belirlemeye, aylık gelir-gider tablosundan banka hesabına, toplantı çağrısından çoğunluk şartlarına, denetimden arabuluculuğa kadar en çok karıştırılan başlıkları tek bir akışta açıklıyor.

Ayrıca 60 bağımsız bölümlü örnek bütçe, kullanılabilir toplantı çağrısı metni, denetim kontrol listesi ve rapor şablonu gibi doğrudan uygulanabilir çıktılar içeriyor.

Site Yönetimi Nasıl Kurulur? Profesyonel Site Yönetimi ve Apartman Site Yönetimi Süreci

Site yönetimi, kat maliklerinin ortak taşınmazı Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetim planı ve kurul kararları çerçevesinde yönetmek için oluşturduğu karar ve yürütme düzenidir.

Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü bulunan anagayrimenkulde yönetici atanması zorunludur; yönetici gerçek kişi olabileceği gibi şartlara göre dışarıdan profesyonel bir yönetim hizmeti de alınabilir.

Kuruluşta ilk hata, “bir yönetici seçtik, yönetim kuruldu” diye düşünmektir. Sağlıklı bir yapı için yetki kaynağı, kararların ispatı ve mali işleyiş birlikte kurulmalıdır.

Yönetim planı taşınmazın yönetim tarzını belirler; kat malikleri kurulu yönetimle ilgili temel kararları alır; yönetici bu kararları ve kanuni görevleri uygular; denetçi veya denetim kurulu ise mali ve idari işleyişi kontrol eder.

Kuruluşta izlenecek temel sıra;

1.      Önce tapu kayıtları ve yönetim planı temin edilir; bağımsız bölüm sayısı, arsa payları, ortak alanlar ve varsa toplu yapı kurgusu doğrulanır.

2.      Kat malikleri kurulu usulüne uygun biçimde toplantıya çağrılır; yönetici veya yönetim kurulu ile denetçi/denetim kurulu seçimi gündeme alınır.

3.      Yönetici seçimi, kanunun aradığı sayı ve arsa payı çoğunluğu gözetilerek karara bağlanır. Toplu yapılarda blok, ada ve toplu yapı organlarının yetki sınırları ayrıca yönetim planına göre kontrol edilir.

4.      Karar defteri, gelir-gider belgeleri, sözleşmeler, demirbaş kayıtları ve dijital arşiv için tek bir kayıt düzeni oluşturulur.

5.      Banka, vergi kimlik numarası, tedarikçi sözleşmeleri, personel ve sigorta işlemleri için hangi belgelerin gerektiği kurum bazında teyit edilir.

6.      Yıllık işletme projesi hazırlanır ve 2026’daki yeni m.37 düzenine uygun şekilde genel kurul onayına sunulur.

7.      Aidat tahsilatı, borç takibi, satın alma onayı, ödeme yetkisi ve aylık raporlama için görev ayrılığı kuralları yazılı hâle getirilir.

Profesyonel yönetim neyi değiştirir?

Profesyonel site yönetimi, kat malikleri kurulunun yerine geçen ayrı bir egemen karar organı değildir. Profesyonel firma veya dışarıdan yönetici, kendisine verilen yetki ve görev çerçevesinde yürütme, muhasebe, tedarik, personel, bakım, tahsilat ve raporlama süreçlerini standartlaştırır.

Karar alma yetkisinin hangi konularda kat malikleri kurulunda kaldığı, hangi harcamaların mevcut bütçe kapsamında yönetici tarafından yapılabileceği ve hangi eşiklerin ek kurul kararı gerektirdiği açıkça yazılmalıdır.

Pratik kural: “Kim karar verir, kim uygular, kim öder, kim kontrol eder?” sorularının dördüne de yazılı cevap veremeyen bir site yönetiminde yetki ve sorumluluk sınırları bulanıktır.

Apartman Site Yönetimi Yönetmeliği Nedir? Site Yönetimi Ana Sözleşme Örneği ve Yönetim Planı

“Apartman site yönetimi yönetmeliği” ve “site yönetimi ana sözleşme örneği” ifadeleri internette sık aranır; ancak kat mülkiyeti uygulamasında temel belge yönetim planıdır.

Yönetim planı, yönetim tarzını, kullanım esaslarını, yönetici ve denetçilerin ücretini ve yönetime ilişkin diğer hususları düzenleyen; kat maliklerini ve haleflerini bağlayan sözleşme niteliğinde bir belgedir.

Bu nedenle anonim şirketlerdeki “ana sözleşme” mantığını doğrudan site yönetimine taşımak kavramsal hata yaratır.

Bir site için hazırlanacak iç düzen metni, kanunun emredici hükümlerine aykırı olamaz ve tapudaki yönetim planının yerine kendiliğinden geçmez.

Günlük işletme talimatı, havuz kullanım kuralı, otopark prosedürü veya personel yönergesi hazırlanabilir; fakat bunların hukuki dayanağı yönetim planı ve geçerli kurul kararlarıyla uyumlu olmalıdır.

Yönetim planında hangi konular net olmalı?

1. Organlar ve yetki

Kat malikleri kurulu, blok/ada/toplu yapı temsilcileri, yönetici ve denetçinin görev sınırları.

2·        Ortak alan kullanımı

Otopark, depo, sosyal tesis, bahçe, teras, teknik hacim ve benzeri alanların kullanım kuralları.

3·        Gider paylaşımı

Kanunun 20. maddesindeki esaslarla uyumlu gider dağıtım yöntemi ve varsa özel düzenlemeler.

4·        Toplantı ve bildirim

Olağan toplantı dönemi, çağrı yöntemi, temsil ve vekâlet süreçleri.

5·        Mali yönetim

Bütçe dönemi, ödeme yetkileri, avans, satın alma, teklif toplama, kasa/banka politikası ve raporlama.

6·        Denetim

Denetim periyodu, rapor formatı, belgeye erişim ve uygunsuzlukların kapatılması.

7·        Teknik işletme

Asansör, jeneratör, hidrofor, yangın sistemleri, enerji, bakım-onarım ve periyodik kontrol sorumlulukları.

“Ana sözleşme” yerine kullanılabilecek yapı

Kullanıcı gerçekten örnek bir “ana sözleşme” arıyorsa en doğru yaklaşım, belgeyi dört parçaya ayırmaktır: tapuya bağlı yönetim planı; kat malikleri kurulu kararları; yönetici veya profesyonel yönetim firmasıyla yapılan hizmet sözleşmesi; günlük işletme prosedürleri.

Bu ayrım hem hukuki statüyü netleştirir hem de kullanıcıya “hangi belgeyi nerede kullanacağım?” sorusunun cevabını verir.

Site Yönetimi Aidat Belirleme Nasıl Yapılır? Aidat Tutarı Neye Göre Hesaplanır?

Site yönetimi aidatı, yıllık ortak giderlerin ve gerekli avansların bağımsız bölümlere hukuken geçerli bir dağıtım anahtarıyla paylaştırılması sonucu oluşur.

Aidatın doğru belirlenmesi için önce gider bütçesi hazırlanmalı, sonra Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 20. maddesindeki paylaşım esasları ve yönetim planı kontrol edilmeli, son olarak işletme projesi genel kurulda onaylanmalıdır.

2026 değişikliğinin en önemli sonucu, işletme projesinin açık biçimde genel kurul onayına bağlanmasıdır. Onaylı bir işletme projesi yoksa yönetici geçici işletme projesi hazırlayabilir; ancak bu proje en geç üç ay içinde genel kurulda aynen veya değiştirilerek karara bağlanmalıdır.

Mevcut bir işletme projesi varken hazırlanan geçici proje için öngörülen bedelin artışı ise, kanundaki yeni düzenleme gereği bir önceki yıla ait yeniden değerleme oranını aşmayacak şekilde sınırlandırılmıştır. Bu sınır, genel kurulun usulüne uygun biçimde kabul edeceği asıl işletme projesi için genel bir “aidat artış tavanı” değildir.

Gider paylaşımının hukuki mantığı

KMK m.20’de, aralarında başka türlü anlaşma olmadıkça kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri ile bunlar için toplanacak avansın eşit; anagayrimenkulün sigorta primleri ile ortak yerlerin bakım, koruma, güçlendirme, onarım ve yönetici aylığı gibi diğer giderlerin ise arsa payı oranında paylaşılması öngörülür.

Bu nedenle “her daireye aynı aidat” her sitede otomatik doğru değildir. Arsa payları eşitse sonuçlar eşitlenebilir; farklı arsa payları varsa gider kaleminin niteliğine göre dağıtım değişebilir.

60 bağımsız bölümlü örnek hesaplama

Örnekte 60 bağımsız bölümün arsa paylarının eşit olduğu varsayılırsa, yıllık 3.510.000 TL bütçenin aylık karşılığı 292.500 TL’dir.

Basitleştirilmiş eşit dağıtımda aylık bağımsız bölüm başına 4.875 TL çıkar. Gerçek bir sitede ise personel giderleri ile arsa payına göre dağıtılan giderler ayrı hesaplanmalı; farklı arsa payları ve yönetim planındaki geçerli hükümler hesaba katılmalıdır.

Bu tablo hukuki veya mali bir tarife değildir; yöntemi göstermek için hazırlanmış örnektir. Gerçek bütçe; personel sayısı, SGK yükleri, enerji tüketimi, bakım sözleşmeleri, sigorta, vergi/stopaj yükümlülükleri, teknik tesisler ve geçmiş dönem tahsilat performansına göre kurulmalıdır.

Aidat belirlemede sık yapılan hatalar

1·        Aidatı önce rakam olarak belirleyip gider bütçesini sonradan bu rakama uydurmak.

·2        Her gideri bağımsız bölüm sayısına eşit bölmek ve arsa payı esasını hiç kontrol etmemek.

3·        Onaylı işletme projesi ile geçici işletme projesini aynı hukuki statüde kabul etmek.

4·        Yeniden değerleme oranındaki 2026 sınırını, genel kurulun tüm aidat kararlarına uygulanan genel tavan sanmak.

5·        Bütçeye vadesi geçmiş alacakları “kesin tahsil edilecek gelir” gibi yazmak.

6·        Planlı bakım ve beklenmeyen arıza riskleri için makul bir nakit tamponu oluşturmamak.

Site Yönetimi Aylık Gelir Gider Tablosu ve Site Yönetimi Bilanço Örneği Nasıl Hazırlanır?

Aylık gelir-gider tablosu, yönetimin o ay hangi tahsilatı yaptığını ve hangi gider için ne kadar ödeme gerçekleştirdiğini açıklar.

“Site yönetimi bilanço örneği” sorgusunda ise kullanıcı çoğu zaman ticari işletme bilançosundan çok, belirli bir tarihte yönetimin banka, kasa, alacak, borç ve avans durumunu gösteren mali durum özetini arar.

Bu ayrım önemlidir. Apartman veya site yönetimi her durumda Türk Ticaret Kanunu anlamında bağımsız denetime tabi bir ticaret şirketi veya bilanço esasına göre defter tutan ayrı bir işletme değildir.

Bu nedenle “bilanço” kelimesini içerikte kullanırken, kullanıcıya yasal finansal tablo ile yönetim amaçlı mali durum özetinin aynı şey olmadığını açıkça belirtmek güvenilirliği artırır.

Aylık gelir-gider tablosunda bulunması gereken alanlar

 

Mali durum özeti: “bilanço” arayan kullanıcıya verilecek pratik format

1·        Varlıklar

Banka hesapları, kasa, tahsil edilmemiş aidat alacakları, verilen avanslar ve varsa depozito/teminatlar.

2·        Yükümlülükler

Tedarikçi borçları, personel/SGK/vergi yükleri, henüz ödenmemiş faturalar, iade edilecek teminatlar.

3·        Tahakkuk bilgisi

Dönemde tahakkuk eden aidat, tahsil edilen aidat ve tahsilat oranı ayrı gösterilmeli.

4·        Bütçe karşılaştırması

Gerçekleşen gider ile onaylı bütçe kalemi yan yana izlenmeli; sapmanın nedeni yazılmalı.

5·        Nakit görünümü

Bankadaki toplam para ile serbestçe kullanılabilir para aynı olmayabilir; belirli işe ayrılmış kaynaklar ayrıca işaretlenmeli.

İç kontrol için üçlü mutabakat

Mali şeffaflık yalnızca tablo yayımlamakla sağlanmaz. Her ay banka ekstresi, muhasebe/aidat takip sistemi ve fatura-makbuz arşivi birbiriyle mutabık olmalıdır. Örneğin sistemde 278.000 TL aidat tahsilatı görünürken banka hareketleri 270.000 TL gösteriyorsa, aradaki 8.000 TL fark kapanmadan rapor “tamamlandı” sayılmamalıdır.

Aynı şekilde banka bakiyesi, onaylanmamış giderleri veya ayrılmış fonları gizleyecek biçimde tek rakam olarak sunulmamalıdır.

Site Yönetimi Banka Hesabı Nasıl Açılır? Site Yönetimi Belgesi ve Gerekli Evraklar

Site yönetimi banka hesabı, ortak gider tahsilatlarının ve yönetim harcamalarının kişisel hesaplardan ayrılması için kullanılan kurumsal kontrol aracıdır.

Bankanın hesap açılışında isteyeceği belge seti kurumdan kuruma değişebilir; bu nedenle “her bankada aynı evrak listesi” şeklinde kesin bir liste vermek yerine, yetkiyi ispatlayan belgeleri ve bankaya özgü ek talepleri ayırmak gerekir.

Kat mülkiyeti yönetimi, vergi mevzuatında her işlem bakımından ayrı bir ticari işletme gibi değerlendirilmez. Buna rağmen bankacılık ve idari işlemlerde vergi kimlik numarası, yönetici seçimini gösteren karar ve temsil yetkisini ispatlayan belgeler istenebilir.

Gelir İdaresi kaynaklarında da apartman yöneticiliği vergi kimlik numarası kullanımına konu olabilen yapılar arasında geçmektedir. Vergisel yükümlülük ise yapılan işlemin niteliğine göre ayrıca değerlendirilmelidir.

Bankaya gitmeden önce hazırlanacak dosya

1·        Kat malikleri kurulu karar defterinden yönetici/yönetim kurulu seçimini gösteren kararın onaylı örneği.

2·        Yönetim planı ve gerekiyorsa toplu yapıdaki temsil/yetki zincirini gösteren ilgili sayfalar.

3·        Yöneticinin kimlik bilgileri ve bankanın istediği imza/temsil belgeleri.

4·        Varsa site/apartman yönetimi adına alınmış vergi kimlik numarası ve vergi dairesi kayıtları.

5·        Hesabın kimler tarafından, tek imza mı çift imza mı kullanılacağını gösteren yetki kararı.

7·        Banka tarafından talep edilen adres, iletişim, KEP veya ek müşteri tanıma belgeleri.

“Site yönetimi belgesi nasıl alınır?” sorusunun doğru cevabı

Olağan bir apartman veya site yöneticiliği için, tüm Türkiye’de geçerli ve tek başına “site yönetimi belgesi” adıyla verilen zorunlu bir devlet sertifikası bulunmaz.

Kullanıcının çoğu zaman aradığı şey yöneticilik sıfatını ve temsil yetkisini kanıtlayan belge setidir. Bu setin merkezinde kat malikleri kurulu kararı bulunur; bankacılık, noter, vergi, tedarikçi veya dava/icra sürecinde ek belgeler talep edilebilir.

Şeffaflık kuralı: Aidatların yöneticinin kişisel banka hesabında toplanması, denetim ve devir-teslim riskini büyütür. Ayrı hesap, açıklamalı tahsilat, belge numarası ve çift kontrol mekanizması yönetimin ispat gücünü artırır.

Site Yönetimi Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır? Toplantı Çağrısı Örneği ve Çoğunluk Şartları

Kat malikleri kurulu toplantısının geçerli ve tartışmaya dayanıklı olması için toplantının türü, çağrı usulü, gündem, temsil, toplantı yeter sayısı ve karar yeter sayısı birlikte kontrol edilmelidir.

Özellikle olağanüstü toplantılarda Kat Mülkiyeti Kanunu m.29, toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imza karşılığı çağrı veya taahhütlü mektup yolunu ve toplantı sebebinin bildirilmesini öngörür.

İlk çağrıda, birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilmelidir.

Kanun, ilk ve ikinci toplantı arasında en az yedi günlük süre bulunmasını; yeter sayı sağlanamaması hâlinde ikinci toplantının en geç on beş gün sonra yapılmasını düzenler.

İlk toplantı, sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazla katılımla açılır ve kural olarak oy çokluğuyla karar verir; özel konular için kanunda daha ağır yeter sayılar saklıdır.

Site yönetimi toplantı çağrısı örneği

KONU: Kat Malikleri Kurulu Toplantı Çağrısı

 

Sayın Kat Maliki,

 

[Site/Apartman Adı] Kat Malikleri Kurulu, aşağıdaki gündem maddelerini görüşmek üzere [tarih] günü saat [saat]’te [yer] adresinde toplanacaktır. İlk toplantıda yasal toplantı yeter sayısının sağlanamaması hâlinde ikinci toplantı [ikinci tarih] günü saat [saat]’te aynı yerde yapılacaktır.

 

GÜNDEM

1. Açılış ve hazirun kontrolü

2. Yönetim faaliyet ve mali raporunun görüşülmesi

3. 2026/2027 işletme projesinin görüşülmesi ve karara bağlanması

4. Yönetici/yönetim kurulu ile denetçi/denetim kurulu seçimi

5. Planlı bakım ve yatırım tekliflerinin görüşülmesi

6. Dilek ve kapanış

Vekâleten katılım olacaksa vekâlet belgesinin toplantı öncesinde ibraz edilmesi rica olunur.

Yönetici / Yönetim Kurulu

[Ad Soyad – Tarih – İmza]

Bu örnek, somut sitenin yönetim planına ve toplantının olağan/olağanüstü niteliğine göre uyarlanmalıdır. Özellikle olağanüstü toplantılarda çağrı sebebi ile gündem arasındaki bağın açık kurulması, sonradan “gündem dışı karar” tartışmasını azaltır.

Site yönetimi çoğunluk sağlanamazsa ne olur?

İlk toplantıda toplantı yeter sayısı sağlanamazsa, ilk çağrıda belirtilen ikinci toplantıya geçilir. İkinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur; ancak yönetici seçimi, yönetim planı değişikliği veya kanunun özel çoğunluk aradığı diğer konularda ilgili özel hüküm ayrıca uygulanır.

Bu yüzden “ikinci toplantıda gelen üç kişi her kararı alabilir” genellemesi yanlıştır.

Toplantı dosyasında saklanması gerekenler

1·        Çağrı metni ve tebliğ/ispat belgeleri.

2·        Kat maliklerinin ve vekillerin yer aldığı hazirun listesi.

3·        Vekâlet belgeleri ve oy hakkı sınırlamalarına ilişkin kontrol notları.

4·        Gündem, teklifler, bütçe ekleri ve teklif dosyaları.

5·        Alınan kararların karar defterine geçirilmiş ve imzalanmış hâli.

6·        Aykırı oy kullananların gerekçelerinin tutanağa geçirilmesi.

7·        Seçim sonuçları, görev dağılımı ve devir-teslim için ayrı karar/ek listesi.

Site Yönetimi Denetimi Nasıl Yapılır? Site Yönetimi Defteri ve Bağımsız Denetim Raporu

Site yönetimi denetimi, yöneticinin karar, bütçe, tahsilat, ödeme, sözleşme ve kayıt işlemlerinin kanuna, yönetim planına ve kat malikleri kurulu kararlarına uygunluğunu kontrol etme sürecidir.

Kat Mülkiyeti Kanunu m.41’e göre kat malikleri kurulu yöneticinin görevdeki tutumunu devamlı denetler; denetim işi seçilecek denetçi veya denetim kuruluna bırakılabilir.

“Bağımsız denetim raporu” ifadesi burada dikkatli kullanılmalıdır. KMK’daki denetçi/denetim kurulu ile Kamu Gözetimi mevzuatındaki bağımsız denetçi aynı kurum değildir. Normal bir site yönetiminin, sırf site olduğu için KGK bağımsız denetimine tabi olduğunu söylemek doğru değildir.

Buna karşılık kat malikleri kurulu şeffaflık amacıyla dışarıdan mali müşavir, hukukçu, teknik uzman veya bağımsız kontrol hizmeti alabilir; bunun kapsamı sözleşmede netleştirilmelidir.

Site yönetimi denetim kontrol listesi

1·        Karar uygunluğu: Yapılan önemli harcama veya sözleşmenin dayandığı kurul kararı ve bütçe kalemi var mı?

2·        Banka mutabakatı: Banka ekstresi, kasa kaydı ve yönetim yazılımı aynı bakiyeyi veriyor mu?

3·        Tahakkuk-tahsilat: Dönem tahakkuku, tahsil edilen, vadesi geçen ve hukuki takibe aktarılan tutarlar ayrı mı?

4·        Belge zinciri: Her giderde teklif/sipariş, teslim veya hizmet teyidi, fatura ve ödeme dekontu birbirine bağlanmış mı?

5·        Satın alma: Belirlenen parasal eşiklerde yeterli teklif toplanmış mı, ilişkili taraf riski kontrol edilmiş mi?

6·        Personel: Bordro, SGK, izin, fazla çalışma ve özlük belgeleri düzenli mi?

7·        Teknik bakım: Asansör, yangın, jeneratör, hidrofor ve diğer tesislerin bakım/periyodik kontrol kayıtları güncel mi?

8·        Sözleşmeler: Fiyat artış maddeleri, fesih süreleri, teminatlar ve hizmet seviyesi yükümlülükleri izleniyor mu?

9·        KVKK ve erişim: Kat maliki, kiracı, personel ve kamera kayıtlarına erişim yetkileri sınırlı mı?

10·        Devir-teslim: Anahtarlar, şifreler, sözleşmeler, banka yetkileri ve fiziksel/dijital arşiv envanteri güncel mi?

Örnek site yönetimi denetim raporu

DENETİM DÖNEMİ: [01.01.2026 – 30.06.2026]

DENETİM KAPSAMI: Banka-kasa, aidat tahakkuk/tahsilat, tedarikçi ödemeleri, personel giderleri, sözleşmeler ve teknik bakım kayıtları.

1. BULGU: Banka bakiyesi ile yönetim sistemi arasında 8.000 TL mutabakat farkı tespit edilmiştir.

RİSK: Mali raporlamanın doğruluğu ve devir-teslim güvenilirliği etkilenebilir.

ÖNERİ: 10 iş günü içinde işlem bazlı banka mutabakatı yapılarak farkın kaynağı belgelendirilmelidir.

2. BULGU: İki bakım hizmetinde teklif karşılaştırma dosyası bulunmamaktadır.

RİSK: Fiyat/tedarikçi seçiminin objektifliğinin sonradan ispatı zorlaşır.

ÖNERİ: Satın alma prosedüründe parasal eşikler ve asgari teklif sayısı belirlenmelidir.

GENEL KANAAT: Bulguların giderilmesi için sorumlu kişi ve kapanış tarihi içeren aksiyon planı hazırlanmalıdır.

Site yönetimi defteri hangi kayıtları kapsar?

Uygulamada “site yönetimi defteri” tek bir defter adı gibi kullanılsa da karar defteri, gelir-gider belgeleri, fatura ve banka kayıtları, sözleşmeler, personel dosyaları, teknik bakım kayıtları ve yazışma arşivi birlikte düşünülmelidir.

Özellikle kurul kararlarının noter tasdikli karar defterine usulüne uygun geçirilmesi, ileride kararın içeriği ve oylama sonucunun ispatında merkezî rol oynar.

Dijital sistem kullanılması fiziksel veya kanunen gerekli kayıt yükümlülüklerini kendiliğinden ortadan kaldırmaz; dijital kayıtlar destekleyici ispat ve operasyon aracı olarak tasarlanmalıdır.

Site Yönetimi Arabuluculuk Süreci: Aidat ve Kat Mülkiyeti Uyuşmazlıklarında Ne Yapılır?

Kat mülkiyetinden kaynaklanan uyuşmazlıklarda dava açılmadan önce arabulucuya başvuru, 1 Eylül 2023’ten beri dava şartı kapsamındadır. Bu nedenle aidat, ortak alan, yönetim kararı veya kat mülkiyeti ilişkisinden doğan bir ihtilafta doğrudan dava açmadan önce uyuşmazlığın arabuluculuk kapsamına girip girmediği kontrol edilmelidir.

Arabuluculuk, her uyuşmazlığın mutlaka uzlaşmayla biteceği anlamına gelmez. Sistem, tarafların dava öncesinde taleplerini ve olası çözüm seçeneklerini yapılandırılmış görüşmede değerlendirmesini sağlar.

Anlaşma olmazsa son tutanakla dava yolu açılır; anlaşma olursa kapsamına göre icra edilebilirlik ve bağlayıcılık sonuçları doğabilir.

Özellikle aidat borcu gibi parasal uyuşmazlıklarda borcun anaparası, gecikme tazminatı, taksit, feragat ve yargılama/icra masraflarının ayrı ayrı yazılması sonradan yeni uyuşmazlık çıkmasını önler.

Arabuluculuğa gitmeden önce dosyayı nasıl hazırlamalı?

1·        Yönetim planı ve uyuşmazlığa ilişkin kat malikleri kurulu kararları.

2·        Onaylı işletme projesi veya geçici işletme projesi ile bildirim belgeleri.

3·        Borç dökümü: tahakkuk tarihi, ödeme tarihi, ana para, gecikme tazminatı ve yapılan kısmi ödemeler.

4·        Banka dekontları, makbuzlar ve aidat takip sistemi kayıtları.

5·        Ortak alan veya teknik uyuşmazlıkta fotoğraf, rapor, teklif, bakım kaydı ve yazışmalar.

6·        Tarafların teklif edebileceği çözüm sınırları: taksit, ödeme tarihi, işin yapılma şekli, kullanım düzeni veya masraf paylaşımı.

Aidat ödenmezse yönetim ne yapabilir?

KMK m.20, gider veya avans payını ödemeyen kat maliki hakkında yönetici veya diğer kat maliklerine dava ve icra takibi imkânı tanır; gecikilen günler için kanunda aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı düzenlenmiştir.

Ancak 2026’daki işletme projesi değişikliği nedeniyle, takip dayanağı olarak kullanılan bütçe ve kararın güncel m.37 koşullarına uygunluğu ayrıca önem kazanmıştır.

Borç hesabında aidat dönemi, genel kurul onayı, tebliğ, ödeme ve varsa itiraz tarihleri dosya bazında kontrol edilmelidir.

Hukuki süreçte en pahalı hata çoğu zaman “belge eksikliği”dir. Doğru aidat tutarı kadar, o tutarın hangi karar ve işletme projesinden doğduğunu gösterebilmek de önemlidir.

Site Yönetimi Ceza Verebilir mi? Cezai Sorumluluk, Bina Temsilcisi ve Çalışma Saatleri

Site yönetiminin, kamu otoritesi gibi istediği davranış için serbestçe para cezası koyma yönünde genel bir yetkisi yoktur.

Bir yaptırımın uygulanabilmesi için kanun, yönetim planı, geçerli kurul kararı veya hukuken geçerli başka bir dayanak bulunmalı; yaptırım emredici hükümlere, ölçülülüğe ve temel haklara aykırı olmamalıdır.

Gürültü, çevre veya trafik gibi alanlardaki idari para cezaları ise kural olarak ilgili kamu idaresinin yetkisindedir.

Bu ayrım, “site yönetimi ceza verebilir mi?” sorusunu cevaplamanın en güvenli yoludur. Yönetim; ortak alan kullanımına ilişkin kuralları uygulatabilir, borçları takip edebilir, zarar varsa tazmin talep edebilir ve gerekli hâllerde mahkemeden hâkimin müdahalesini isteyebilir.

Fakat “yönetim kurulu karar aldı, istediğimiz tutarda ceza keseriz” yaklaşımı hukuki risk taşır. Somut yönetim planındaki yaptırım maddesi bile kanunun emredici hükümleri ve yargısal denetim dışında değildir.

Site yönetiminin cezai sorumluluğu ne demektir?

“Cezai sorumluluk” yönetim tüzel kişiliğine soyut biçimde yüklenen otomatik bir sonuç değildir; fiili gerçekleştiren yönetici, kurul üyesi, çalışan veya üçüncü kişi bakımından somut olayın unsurları incelenir.

Aidatların kişisel amaçla kullanılması, sahte belge düzenlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı paylaşılması, iş güvenliği yükümlülüklerinin ihlali veya başka bir fiil; şartlarına göre özel hukuk, idari yaptırım ya da ceza hukuku sonucu doğurabilir.

Böyle bir iddia varsa dosya, işlem ve sorumlu kişi bazında hukukçu tarafından değerlendirilmelidir.

Site yönetimi bina temsilcisi kimdir?

“Bina temsilcisi” gündelik dilde blok adına iletişim kuran kişi için kullanılabilir; Kat Mülkiyeti Kanunu’nda toplu yapılarda daha belirgin kavramlar blok yöneticisi, blok kat malikleri kurulu, ada temsilciler kurulu ve toplu yapı temsilciler kuruludur.

Toplu yapı kapsamında blok yöneticileri ve blok niteliğinde olmayan yapıların temsilcileri, yönetim planındaki düzenlemeye göre üst temsil organlarında görev alabilir.

Bu nedenle unvanı değil, temsilcinin hangi organ tarafından hangi yetkiyle seçildiğini kontrol etmek gerekir.

Site yönetimi çalışma saatleri nasıl belirlenir?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nda bütün site yönetimleri için geçerli tek bir “yönetim ofisi 09.00–18.00 çalışır” kuralı bulunmaz.

Yönetim ofisinin hizmet saatleri yönetim planı, kat malikleri kurulu kararı, hizmet sözleşmesi ve operasyon ihtiyacına göre belirlenebilir.

Personelin çalışma süreleri ayrıca iş mevzuatına tabidir; güvenlik, teknik nöbet veya vardiya düzeniyle yönetim ofisinin açık olduğu saat birbirine karıştırılmamalıdır.

Gürültülü bakım ve tadilat saatleri de “site yönetimi çalışma saatleri”nden farklı bir konudur. Çevresel gürültü kuralları, belediye düzenlemeleri, yönetim planı ve somut kullanım türü birlikte değerlendirilmelidir.

Yönetim, sakinlere hangi saatlerde hangi kanaldan ulaşılacağını; acil arıza, güvenlik ve yangın bildirimlerinin normal mesai dışında nasıl karşılanacağını ayrıca duyurmalıdır.

Sık Sorulan Sorular

Site yönetimi aidatı yönetici tarafından tek başına artırılabilir mi?

2026 değişikliğiyle işletme projesinin genel kurulda onaylanması esastır. Onaylı proje yoksa yönetici yalnızca geçici işletme projesi hazırlayabilir ve bunu en geç üç ay içinde genel kurulun onayına sunmalıdır.

Aidat artışı yeniden değerleme oranını geçemez mi?

Bu sınır, mevcut işletme projesi varken yöneticinin hazırladığı geçici işletme projesi bakımından düzenlenmiştir. Genel kurulun usulüne uygun biçimde kabul ettiği asıl işletme projesine otomatik genel tavan olarak uygulanmaz.

İkinci toplantıda kaç kişiyle karar alınır?

İlk toplantıda yeter sayı oluşmazsa ikinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur. Ancak kanunun özel çoğunluk aradığı kararlar için ilgili özel nisap ayrıca uygulanır.

Site yönetimi banka hesabı açmak zorunda mı?

Kanunda her site için tek cümlelik “şu bankada hesap açma” yükümlülüğü bulunmasa da ortak paranın kişisel hesaplardan ayrılması, şeffaflık ve denetim açısından güçlü bir yönetişim standardıdır. Banka, temsil ve vergi kimlik belgelerini kendi prosedürüne göre ister.

Site yönetimi belgesi nereden alınır?

Genel bir devlet “site yönetimi sertifikası” yerine yöneticilik yetkisi, kat malikleri kurulu kararı ve ilgili temsil belgeleriyle ispatlanır. Banka, noter, vergi veya dava işlemi için ek belgeler istenebilir.

Site yönetimi ceza kesebilir mi?

Yönetimin kamu kurumu gibi sınırsız para cezası verme yetkisi yoktur. Yaptırımın kanuni veya sözleşmesel/yönetim planına dayalı geçerli bir temeli bulunmalı ve yargısal denetime açık olmalıdır.

Kat mülkiyeti uyuşmazlığında doğrudan dava açılır mı?

Kat mülkiyetinden kaynaklanan uyuşmazlıklar 1 Eylül 2023’ten beri dava şartı arabuluculuk kapsamındadır. Dava öncesinde arabuluculuğa başvuru gerekip gerekmediği somut uyuşmazlığa göre kontrol edilmelidir.

Bağımsız denetim raporu her site için zorunlu mu?

KMK’daki denetçi ile KGK mevzuatındaki bağımsız denetçi aynı değildir. Sırf apartman veya site yönetimi olmak, her durumda KGK bağımsız denetimi zorunluluğu doğurmaz; kurul ayrıca dış denetim hizmeti alabilir.

Yönetimde doğru sıra: karar → bütçe → uygulama → kayıt → denetim

İyi site yönetiminin merkezinde tek bir yönetici veya tek bir yazılım değil, izlenebilir karar zinciri vardır. Önce yetkili organ doğru kararı alır; bütçe bu kararı rakama çevirir; yönetici bütçeyi uygular; her işlem belge ve banka iziyle kayda girer; denetim ise bu zincirin geriye doğru doğrulanmasını sağlar.

Bu düzen kurulduğunda aidat tartışmaları azalır, devir-teslim kolaylaşır ve kat malikleri neyin neden yapıldığını daha net görür.

Özellikle 2026’daki m.37 değişikliği, aidat ve işletme projesi bakımından genel kurul iradesini yeniden merkeze taşımıştır.

Bu nedenle güncel bir site yönetimi rehberi; yalnızca “aidat nasıl hesaplanır?” sorusuna rakamla değil, yetki, onay, dağıtım anahtarı, kayıt, denetim ve uyuşmazlık çözümüyle birlikte cevap vermelidir.

Sorumluluk Reddi

Bu içerik genel bilgilendirme ve editoryal amaçla hazırlanmıştır; hukuki, mali veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Kat Mülkiyeti Kanunu uygulaması; taşınmazın tek yapı/toplu yapı niteliği, yönetim planı, tapu kayıtları, kurul kararları ve somut uyuşmazlığın özelliklerine göre değişebilir. Dava, icra, vergi, personel veya cezai sorumluluk doğurabilecek işlemlerde ilgili uzmanlardan görüş alınmalıdır.

Bu içearik 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve 22 Mayıs 2026’da yürürlüğe giren 7579 sayılı Kanun değişiklikleri dikkate alınarak hazırlanmıştır.

Kaynakça

·        634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu – T.C. Adalet Bakanlığı UYAP Mevzuat ve İçtihat Programı (özellikle m.20, 28-30, 34, 37, 38, 41, 69 ve 71).

·        7579 sayılı Tapu Kanunu ile Bazı Kanunlarda ve 375 Sayılı KHK’de Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun – Kabul: 7 Mayıs 2026; Resmî Gazete: 22 Mayıs 2026, Sayı 33261.

·        6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu ve 18/B kapsamındaki dava şartı arabuluculuk düzenlemesi; Adalet Bakanlığı Arabuluculuk Daire Başkanlığı bilgilendirmeleri.

·        Gelir İdaresi Başkanlığı – vergi kimlik numarası kullanımı ve apartman/site yönetimleriyle ilgili vergisel açıklamalar. Vergisel sonuçlar işlem türüne göre ayrıca değerlendirilmelidir.